- Ricezione della contravvenzione via PEC: L’autonoleggio riceve una notifica di contravvenzione tramite PEC, che può provenire da enti di controllo del traffico o autorità competenti.
- Identificazione del conducente: L’autonoleggio deve identificare il conducente del veicolo al momento della contravvenzione. Questo può essere fatto attraverso i record di noleggio e le informazioni raccolte al momento del noleggio, come copia del documento d’identità del conducente e firma del contratto di noleggio.
- Comunicazione con il conducente: Una volta identificato il conducente, l’autonoleggio dovrebbe contattare il conducente per informarlo della contravvenzione. Questa comunicazione dovrebbe includere tutte le informazioni rilevanti sulla contravvenzione, come data, luogo e natura della violazione.
- Raccolta delle informazioni richieste: L’autonoleggio dovrebbe raccogliere tutte le informazioni richieste dalla contravvenzione, come copie del contratto di noleggio, dei documenti d’identità, delle immatricolazioni del veicolo e qualsiasi altra documentazione richiesta. Questi documenti dovrebbero essere scannerizzati e preparati per la risposta via PEC.
- Risposta alla contravvenzione via PEC: L’autonoleggio dovrebbe preparare una risposta formale alla contravvenzione. Questa risposta dovrebbe includere tutte le informazioni richieste e dovrebbe essere inviata tramite PEC alle autorità competenti. Assicurarsi che la risposta sia completa e in conformità con le leggi locali.
- Monitoraggio e follow-up: Dopo aver inviato la risposta via PEC, l’autonoleggio dovrebbe monitorare il caso per assicurarsi che sia risolto correttamente. È essenziale mantenere un registro delle comunicazioni via PEC per futuri riferimenti e assicurarsi che il conducente sia informato dell’esito del caso.
- Addebito gestione pratica: L’azienda di autonoleggio puo’ prevedere di addebitare un importo forfettario al cliente/conducente per lo svolgimento delle pratiche sopra indicate dato che sarebbe stato tenuto a pagare l’ammenda entro i termini di legge e comunque alla ricezione del verbale. Il conducente è anche tenuto a rispettare i limiti di velocità e le norme di accesso a certe zone a traffico limitato per cui in caso di ricevimento di verbale l’addebito per i costi di gestione della procedura sono in generale legittimi a condizione che siano chiaramente specificate nelle condizioni generali contrattuali di autonoleggio con importi di addebito eventuali e messe a disposizione del cliente/conducente.
- Funzionalità gestione verbali CLOUDERCAR: Questa procedura è lunga e macchinosa per la quantità di documenti che devono essere ritrovati, allegati, inviati via PEC all’autorità competente per poter addebitare la contravvenzione al conducente effettivo. La piattaforma CLOUDERCAR integra nativamente il modulo per la gestione automatizzata dei verbali inviando i documenti richiesti dalla propria PEC direttamente collegata all’area lavoro riservata della piattaforma CLOUDERCAR con un modulo con tutti i dati rilevanti dell’autonoleggio, del conducente, della tua azienda di autonoleggio, i contratti firmati e i dati del veicolo noleggiato precompilati in automatico e istantaneamente. Il modulo puo’ essere scaricato e firmato da te per una procedura incontestabile prima di essere inviato PEC-to-PEC all’autorità competente con copia di cortesia al cliente/conducente.
- Funzionalità addebito costo gestione procedura CLOUDERCAR: Se il cliente ha pagato con la modalità online VivaWallet puoi legittimamente addebitare il costo per la gestione della pratica, sarai pagato istantaneamente e potrai inviare la fattura elettronica dell’importo. Ricordati di specificare importi e modalità nelle tue condizioni generali di contratto di autonoleggio e di farti pagare con modalità online VivaWallet (pagamento dal tuo sito web, con link inviato via mail o via whatsapp o con dati della carta inseriti direttamente da terminale. I dati della carta sono conservati legittimamente dal partner bancario a norma di legge.
- Vantaggi della funzionalità CLOUDERCAR: Risparmia tempo, svolgi tutti gli obblighi a norma di legge e incassa immediatamente con la funzionalità gestione verbali inclusa nel pacchetto base della piattaforma CLOUDERCAR.
